2010년 인사팀 파일 운용(안)  xxxx.xx.xx 인사팀  파일 분류 원칙  업무 내용 중심 분류  필요한 경우 세부 분류 사용  
예) 채용품의서철 > 경력 채용 / 신입 채용 / 법정 고용 / 정기 공채 등
바람직하지 않은 분류 예시  
문서 형식별 분류(기안용지철 / 접수문서철 / 업무협조전철)
기관별 분류(노동부관계철 / 보훈청관계철 등)  
※ 동일 업무와 관련된 문서는 외부문서/품의서/시행문/참고 자료까지 1건으로 동일한 파일에 철이 되어야 찾기가 쉽고 보존연한 등을 일관성 있게 적용할 수 있으나 문서 형식이나 기관별로 분류되어 있는 경우 이런 장점을 살릴 수 없음.
예시 대비표  
바람직한 분류 바람직하지 못한 분류 사 유 노사협의회철
진정 사건철 노동부 관계철 노동부와 관련된 업무는 진정/노사협의회/취업규칙/정책설명회 참석/정기근로감독 등 여러 업무가 있으므로 단순히 ‘노동부관계철’은 부적합 업무 내용에 따라 해당 파일에 파일 기안용지철
업무협조전철  대외문서접수철  
발송문서철 문서의 형식에 따라 분류된 철도 필요함.그러나 업무 내용에 따라 분류되고 남은 문서를 철하는 방법으로 최소화하여야 함
기간 단위 분류  업무별 연간 1개 파일 원칙  
필요 시 반기 또는 분기별 구분 (2010년-①②③④ 형식)
법인 별 분류  동일 업무에 대해 00과 같은 파일 사용  
같은 파일 내에서 간지로 00과 구분 (필요한 경우 별도 파일로 즉시 분리 가능)
00은 앞쪽 은 뒤쪽에 위치  파일 번호 부여 방법  
기획 및 계획 > 제도 및 규정 > 인력 운영 > 현황 통계 > 기타 업무 순
동일 분야(인사 운영)에서는 시간[채용 관리 > 복무 관리 > 개발 관리 > 보상 > 경력 관리(전근) > 이직 관리] 흐름 순으로 파일 번호 부여
세부 분류 및 보관위치 기호(안): 별첨  문서 관리 원칙  문서 관리 기준 (iso 9 규정에 준함)  파일 보관 위치-책장 식별 기준  
책장 번호는 주된 출입구의 왼쪽에서 알파벳으로 순연
책장의 칸은 상단부터 아라비아 숫자로 표시  파일의 순서  
보관 위치 기호: 팀명-책상 위치 알파벳책장 칸 번호-파일 순서
hr-axxxx.xx.xx > 인사팀 상무실 책장 맨 위칸에 있는 첫 번째 문서
위치 기호 보관 위치 비고 hr-a01  ~  hra03 인사담당 상무실 책장 기밀 요하는 파일  채용 품의서  고과 및 승격 파일  급여 자료 hr-b01  ~  hr-b02 인사팀장 앞 책장 (1) 기획 관련 파일  제도 규정 파일  기타 품의서 hr-c01  ~  hr-c02 인사팀장 앞 책장 (2) 인사기록카드  근태 관련 파일  현황 통계 파일 hr-d01  ~  hr-d02 ㅇㅇㅇ 측면 책장 대내외 문서 파일  각종 행사 파일  
기사 등 스크랩 파일 파일 총괄표와 폐기 문서 목록표 작성 유지
책장에서는 파일 번호 순에 따라 상단~하단 순으로 보관
각 파일에는 문서 목록표 및 페이지 기재 (필요 시 견출지 부착 구분)
동일한 파일 내에서는 최근의 문서가 위에 오도록 철함
보관 및 이관 원칙  업무 참고용으로 1년치 파일만 인사팀 보관  
매년 1월에 전전년도 문서를 문서 창고(x층)로 이관   (이하 생략)