기안 용지 문서번호 결  
재 팀장 임원 본부장 사장 회장 작성일자 작성부서 작 성 자 수신 처 내부 결재 합 의 참조 합 의 제 목 문서관리규정(안) 시행 품의
문서 작성과 관리의 표준화를 통해 업무의 효율을 높이고자 아래와 같이 문리규정(안)을 제정하여 시행하고자 하오니 재가하여 주시기 바랍니다.
-아 래-
목적: 문서 관리의 표준화를 통한 업무 능률 향상
구성  

구 분 조문 구성 비고 본문 56개 조 목적, 적용 범위, 용어의 정의, 문서주의 원칙, 문서의 성립과 효력 발생, 문서의 종류, 문서 작성의 원칙, 문서 용지와 여백, 문서의 용어, 글자 색, 문서의 수정, 면 표시, 문서의 간인, 긴급 및 비밀 표시, 문서의 접수와 발송, 항목 구분, 끝 표시, 첨부 표시, 기안의 일반 사항, 기안의 종류, 첨부물의 작성, 기안 전 협의, 결재 일반 사항, 결재 표시, 전결, 대결, 후결, 후열, 공람, 합의, 시행문 일반 사항, 시행문의 구성, 두문, 본문, 결문, 직인 날인 및 서명, 문서 통제 조직, 문서 통제 기준, 문서 발송, 발송 방법, 문서의 접수, 문서의 배부, 문서의 반송, 접수 문서의 처리, 문서의 정리, 문서의 편철, 문서의 보관, 문서의 이관, 문서의 보존 책임, 문서 보존 연한, 문서의 보존 관리, 문서의 폐기 부칙 2개 조 시행일: xxxx. xx

xx부. 전자문서 관련 규정 유보
준용 규정: 품질경영매뉴얼의 문서관리 프로세스 및 기록관리 프로세스 별표 1개
별지 제1호~8호  문서보존연한 구분 기준  기안용지 / 업무협조전 / 시행문  인감날인대장 / 문서발송대장 / 문서접수대장  문서목록표 / 이관보존문서철목록표   주요 내용  
구 분 내용 비고 개 념 문서 업무상 작성 시행되는 문장, 서류, 통계 자료, 도면, 저장 매체, 필름, 슬라이드 등과 회사가 접수한 모든 문서 제3조 종류 내용: 규정문서 / 지시문서 / 공고문서 / 일반문서
작성자 및 수신자: 대내 문서 / 대외 문서 / 사외 문서 제6조 작 성 용지 a4 규격(210mm x 297mm) / 상하좌우 20mm 여백 제8조 용어 한글 표준어 / 아라비아 숫자 / 날짜는 점(.) 시간은 쌍점(:)으로 구분 24시간제 / 금액은 한자와 아라비아 숫자 병기 제9조 수정 삭제 또는 수정한 부분에 두선을 긋고 날인
중요한 삭제 수정에는 난 밖에 자수를 표시 제10조 표시 면 / 긴급 비밀 등 / 첨부서류 등 표시 (제12조 ~ 14조) 항목 1 > 가 > 1) > 가) > ① > ㉮의 순으로 구분 제16조 결재 전결 위임전결규정에 의해 정규 결재권자에게 위임받은 사항을 전결권자가 결재 제25조 대결 정규 결재권자가 부재 중에 직무를 대리하는 자가 결재
중요 업무 등은 정규 결재권의 사전 방침을 받은 경우 대결 제26조 후결 긴급을 요하여 차하위 결재로 우선 시행하고 정규 결재권자가 사후 결재 제27조 후열 전결 또는 대결 문서가 중요 > 정규 결재권자 확인 제28조 시행문 구성 두문: 회사명, 주소, 담당자, 전화번호, 시행일 등
※ 문서 번호: 회사 영문약어-팀명-연도-일련번호
(osy 혹은 ohi-팀-xxxx.xx.xx)  본문: 제목, 내용, 첨부  결문: 발신 명의, 수신처 제32조  ~  제35조 날인 인감날인대장에 기재하여 신청  
일반 인감: 발신 명의자 성명의 마지막 글자가 중앙에 위치
대조 필요 인감: 성명 마지막 글자에서 5mm 간격 두고 날인 제36조 수발 발송 소관 팀 발송대장 기재 / 대외문서 주관팀 발송대장
시행문 정본 발송 원칙 / 업무협조전 사본 시행문
발송 문서의 오른 쪽 여백에 발송인 날인 제37조  ~  
제40조 접수 주관 팀 접수대장에 기재 / 소관 팀 배부
좌측 하단에 접수인 날인 제41조 관리 편철 왼쪽 상단을 맞추고 최근 문서가 위에 오도록 편철
상철이나 좌철을 원칙으로 하고 2공 파일 사용 제50조 보관 처리 완료된 날부터 이관 시까지 소관 팀에서 관리 제51조 이관 매년 3월 이관/보존문서목록철을 작성하여 주관 팀으로 인계 제52조 보존 이관 받은 문서를 보존연한에 따라 장기적으로 관리하는 것
보존연한 영구/10년/5년/3년/1년/즉시 폐기의 6종류로 분류 제54조
제55조 폐기 주관 팀에서 매년 소관 팀과 협의하여 확인 후 폐기
이관 보존문서철목록표에 폐기 사항 기록 유지  
비밀 누설 및 부정 사용 방지를 위해 소각 원칙 제56조
   (이하 생략)