1장 정확한 정보를 제공하라
2장 요점을 명확히 하라
3장 문장 내용을 깔끔하게 다듬어라
4장 진실하라
5장 쉬운 말로 작성하라
6장 고객의 상황을 머릿속에 그려보라
7장 고객이 모든 것을 아는 것은 아니다
8장 광고 냄새를 풍기지 말라
9장 메시지 작성에 시간을 들여라
10장 보낸 메일을 돌려 볼 수도 있음을 기억하라
11장 프레젠테이션할 때 쓰는 말을 참고하라
12장 서명란을 점검하라
13장 언제 e-mail을 보내는 것이 좋을지 결정하라
14장 제목을 결정하는 데 많은 시간을 투자하라
15장 그래픽 이미지를 지혜롭게 사용하라
16장 메시지 안에 들어간 링크를 점검하라
17장 파일 첨부는 신중히 고려하라
18장 보내기 전에 반드시 테스트하라
19장 상세하고 완벽한 정보를 제공하라
20장 다른 사람들이 보내는 e-mail을 벤치마킹하라
효과적인 비즈니스 e-mail 작성법
1.정확한 정보를 제공하라(be accurate)
e-mail 안에서 제공한 통계 정보라든지, 메시지 안에서 표현한 어떤 가치를 제공하겠다고 한 내용이 부풀린 정보 혹은 거짓된 정보가 돼선 안된다.진실한 정보를 바탕으로 먼저 관계를 구축해야 한다.
2.요점을 명확히 하라(be brief)
비즈니스 e-mail을 작성할 때에는 우선 고객의 관심을 얻은 뒤 그들이 원할 경우 더 필요한 정보를 제공할 수 있어야 한다.가장 중요한 핵심 가치 이점을 한 문단 정도로 짧게 요약해 먼저 보여주도록 한다.
3.문장 내용을 깔끔하게 다듬어라(be clear)
비즈니스 e-mail 중에도 의외로 잘못된 문법, 잘못된 철자들이 자주 눈에 띈다. 또한 논리적으로 어색한 문장도 자주 보인다
또한 논리적으로 어색한 문장들도 자주 보인다. 입장을 바꿔 생각하면 알겠지만 아무리 좋고 훌륭한 정보일지라도 철자가 틀린 것이 많고, 문장이 영 어색하다면 신뢰를 주기 어렵다
중요한 e-mail의 경우 글을 잘 쓰는 사람을 고용해 메시지를 작성하는 것도 좋은 방법이다.
4.진실하라(be genuine)
고객과의 관계에 있어 가장 중요한 것은 신뢰다. 당신이 진실한 사람이고 한 치의 과장이나 위선이 없다는 것을 느끼게 해 줘야 한다
조금 과장되게 알리는 것이 단기적인 효과가 있을지는 모르지만 고객 관계는 장기적인 안목으로 발전시켜야 한다.
5.쉬운 말로 작성하라(speak their language)
어떤 메시지를 전달하든지 그들이 이해하고, 그들이 편안해할 메시지를 작성하라. 모호한 말, 그들의 이해를 뛰어넘는 말, 여러 번 생각해야만 겨우 알 수 있는 함축적인 말은 좋지 한다
때로는 평소 사람들끼리 만나 사용하는 구어체 말투로 메시지를 작성하는 것이 효과가 좋을 때도 있다.
6.고객의 상황을 머릿속에 그려보라(put yourself in their shoes)
접촉할 고객의 일상생활을 머릿속에 그려 본 뒤 메시지 안에 그것을 반영해라.가령 “오늘 매우 바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드리겠습니다.
”와 같이 고객의 상황을 이해한 메시지를 작성하라.
7.고객이 모든 것을 아는 것은 아니다(watch out for a knowledge gap)
e-mail을 받는 사람이 모두 당신만큼 당신의 제품이나 서비스에 대해 잘 아는 것은 아니다. 먼저 그들의 관심을 끈 뒤 단계적으로 그들이 알고 싶어 할만 한 내용들을 정리해 친절하게 설명해야 한다
그들은 아무 것도 모를 수 있다는 전제 아래서 메시지를 작성해야 한다. (이하 생략)
