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서식사전 자세히 보기 구매문서 [purchase form, 購買文書]

1. 구매문서의 개요

구매업무란 기업에서 제조ㆍ서비스ㆍ판매 등 전반적인 기업 활동에 필요한 자재, 원료, 물품, 상품 등을 구입하는 업무를 말한다. 구매 업무는 구입의뢰를 시작으로 입고 및 검수를 거쳐 대금의 지급과 구입물품의 이상 발생에 대한 처리에 이르기까지 일련의 업무를 말하며 일반적인 구매대상은 다음과 같다.

1) 유형고정자산 및 수선 : 토지, 건물, 건축물, 기계, 장치, 공구, 비품, 차량 등
2) 재고자산 : 상품, 반제품, 외주가공품, 원료, 저장품 등
3) 경비로 처리될 수 있는 것 : 사무용 소모품, 공장 소모품, 실험용 자재, 광고용 자재 또는 경품, 인쇄물 등의 소모품

구매관리란 사내의 각 부문과 거래처를 긴밀하게 연결시켜 경영 및 마케팅 계획이 원활하게 수행되도록 필요한 자재와 물품, 상품 등을 적정한 거래처로부터 적정한 품질, 수량, 납기일을 확보한 다음에 적정가격에 확보함으로써 회사의 이익을 창출하는 경영활동이다. 구매관리는 생산활동에 필요로 하는 자재 또는 물품구입, 판매를 위한 상품구입, 내부 비품 등의 구입 등으로 구분할 수 있다.

2. 구매관리의 요건

기업 활동에 있어서 제조와 판매는 매우 중요한 부분이다. 하지만 판매에만 집중하다가는 물품 구입에 소홀해질 수 있다. 매입에 있어서 구매 관리를 필요로 하는 자재, 원료, 물품, 상품 등의 품질은 기업의 성패를 좌우하는 중요한 요소이기도 하다. 따라서 기업에서는 구매 관리에 대한 장기적인 전략을 구축해야 하며, 효율적인 구매관리가 이루어지기 위해서는 아래 사항들의 요건을 갖추어야 한다.

1) 적정한 거래처를 선정한다.
2) 적정한 품질을 확인한다.
3) 적정한 수량을 파악한다.
4) 적정한 납기를 설정한다.
5) 적정한 가격을 결정한다.

3. 구매업무 절차

구매요청 → 업체선정 및 견적의뢰 → 견적검토 및 구매품의 → 구매계약 체결 → 발주(發注) → 입고 → 과부족 및 불합격품의 처리 → 대금지불

1) 구매요청
자재소요부서에서는 자재청구서에 의해 자재관리부서를 경유하여, 구매담당부서에 구매요청을 해야 한다. 구매요청 시에는 소정의 자재소요계획서에 의거한 자재청구서에 품목 및 규격, 단위, 단가, 총 소요량 및 청구수량, 납품요청일, 용도 등을 명확히 기재해야 한다.

2) 업체선정 및 견적의뢰
회사가 요구하는 자재를 납품하는 업체는 사전에 정한 자격요건을 갖추어야 한다. 구매자재에 대한 납품업체의 선정은 정해진 심사기준에 의해 승인되어 등록절차를 밟아야 한다. 구매부서에서 적격한 업체를 선정한 후 견적을 의뢰한다.

3) 견적검토 및 구매품의
구매담당부서는 견적서를 의뢰한 업체로부터 견적서를 받아 해당 구매품의서에 대금의 지불방법, 견적서 및 견적비교표 등을 첨부하여 구매에 대한 품의를 해야 한다. 단, 단가유지품목에 대한 구매품의인 경우에는 견적서 및 견적비교표 없이 품의할 수 있다.

4) 구매계약 체결
구매품의서의 승인이 이루어지면 견적서의 품질, 납기, 가격 등을 확인하고 구매계약을 체결한다. 등록된 업체는 기본계약서 또는 개별계약서를 작성해야 한다.

5) 발주(發注)
구매품의서와 계약서에 의거 구매담당부서는 발주서를 납입업체에 교부해야 한다. 발주서에 사용하는 품명, 규격, 수량, 단가, 납기, 대금지불조건, 납품장소는 반드시 승인된 품의서 또는 계약서에 따라야 한다.

6) 입고(入庫)
거래명세표와 함께 납품된 원료, 자재, 물품, 상품 등은 검사부서의 검사요원에 의거 입고검사를 실시해야 한다. 사업장의 구매관리 특성상 별도로 구분된 품목을 제외하고는 입고검사가 완료된 후 합격품에 대하여 입고 처리함을 원칙으로 한다. 입고된 물품을 관리하는 부서에서는 납품된 원료, 자재, 물품, 상품을 합격된 것과 불합격된 것으로 구분하여 처리해야 한다.

7) 과부족 및 불합격품의 처리
입고된 물품을 관리하는 부서에서는 납품수량이 주문량보다 과부족일 때는 즉시 구매담당부서로 통보 하여 가능한 빨리 납품조치 하도록 해야 한다. 입고검사에서 불합격된 자재는 물품검사 성적서에 의거 납품업체에 통보하여 반품 또는 교환조치 해야 한다. 불합격 처리된 물품 중 별도의 기준에 의거 부득이한 제반사정이 있을 경우 특채 처리될 수 있으며 경우에 따라 감가 조치할 수도 있다.

8) 대금의 지불
특별한 경우를 제외하고는 입고된 물품의 대금지불은 후불을 원칙으로 한다. 외상구입의 경우에는 검수증 및 발주서상의 대금지불조건에 따라 회계담당부서에서 지불한다.

4. 구매업무 및 문서의 종류

1) 구매업무의 종류
① 구매예산 및 계약업무
- 구매예산 편성 업무
- 구매계획 및 구매의뢰 업무
- 적절한 구매방법 선정업무
- 구매처 선정 및 관리업무
- 구매 관련 시장조사 업무
- 구매입찰(정부, 지자체, 공공기관 등) 참가 및 계약관련 업무
- 각종 구매 견적, 승인, 계약 발주업무
- 구매절충 및 납기관리 업무
- 납품된 자재 검수 및 입고 관리업무
- 자재 통관 및 환급관련 업무
- 자재의 외주와 관련된 업무

② 재고관리 업무
- 적정 재고관리 업무
- 선입선출 관리업무
- 재고위치 및 재고번호 관리업무
- 저장(보관) 중 정비 및 관리업무
- 출고 관련 업무
- 재고조사 관련 업무

③ 기타 구매업무
- 자재 시장조사 및 업계동향 분석업무
- 자대 구입대장 기록 및 보관업무
- 자재 관련 운송 업무

2) 구매문서의 종류
① 구매품의서(구매신청서)
구매품의서란 구매부서에서 필요한 물품의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등을 기록하여 상급자에게 결재를 구하는 서식이다. 경영관리상의 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서라 불리는 일정의 양식을 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 실행을 하게 된다. 관공서나 회사 등 모든 지출행위는 그 원인행위가 공문으로 남아야 하므로 구매품의서를 통해 구매내역과 적요를 기록하여 물품 구매에 대한 결재를 받으면 된다.

② 발주서(주문서)
발주서란 구매품의서를 근거로 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서를 말한다.

실무에서는 주문서의 용도로 사용되는데 예를 들어 컴퓨터 1대를 발주서로 산다고 하면 발주서 서식에 원하는 컴퓨터의 모델 또는 사양을 작성하여 판매점에 제출하면 판매점에서는 발주서에 있는 내용대로 컴퓨터를 납품하고 그에 따른 증빙서류를 청구해서 물품대금을 받게 된다.

③ 지출결의서
지출결의서는 구매 등에 있어서 지출에 대한 승인을 요청하는 관리서류이다. 지출결의서 작성의 전단계인 구매품의서는 어떠한 물품을 구매하거나 지출해도 좋은지 승낙을 받는 문서이고, 지출결의서는 품의서에 의하여 승낙 받은 물품대금을 지급하겠다는 결의서이다.

④ 구매계약서(납품계약서)
구매와 납품은 일반적으로 구매하는 입장과 판매하는 입장의 양쪽에서 이루어지고 있기 때문에 구입하는 측과 판매하는 측 모두에게 만족한 품질과 가격 등이 갖추어지지 않으면 구매는 성립하지 않는다. 구매계약서는 구매계약에 있어 계약당사자로 하여금 약속한 품질, 납기일, 가격 등을 성실하게 이행하기 위하여 필요한 조건들을 정한 계약문서이다.

⑤ 구매규정
구매규정은 경영목표의 효율적 수행에 필요한 자재, 원료, 물품, 상품 등을 적절한 시기에 경쟁력 있는 가격으로 적격품을 조달함으로써 원활한 생산, 판매, 경영, 마케팅 활동을 할 수 있도록 하는데 기준이 되는 문서이다.

5. 구매품의서 작성요령

1) 구매품의서의 작성
① 구매품의서
- 구매품의서는 수요부서에서 작성하여 회계부서의 예산담당자를 거친 후, 부서장의 결재를 받아 구매담당부서에 제출한다.
- 예정가격이 일정금액을 초과할 경우, 수요부서에서 결재 받은 품의서 사본을 첨부해야 한다.
수요부서는 구매품의서 작성 시 품명, 규격, 수량, 단가 등을 기재해야 하며, 구매담당부서에서 요구 시 용도, 입출고 및 재고상황 등을 제시해야 한다.
- 견적서, 사양서, 카탈로그, 참고사항 등을 첨부해야 한다.
- 구매 품의부서는 구매신청서를 작성하여 구매부서에 신청해야 한다.

② 구매요령
- 일정금액을 초과하는 품목의 구매는 수요부서에서 구매담당부서로 구매품의서를 제출해야 하며, 구매담당부서에서는 구매절차에 따라 물품을 구매, 조달해야 한다.
- 구매담당 부서장은 능률적인 구매와 조달을 위해 공급업자를 선정하여 주요품목에 대하여 단가계약을 할 수 있으며, 이 경우 구매담당 부서장은 일정기간을 정하여 정기적으로 또는 수시로 단가액을 조정해야 하고, 업자의 선정 및 단가의 확정, 조정사항은 사장의 최종 승인을 받아야 한다.

③ 구매품의서의 수리
- 구매담당부서는 구매품의서의 기재내용을 검토 후 적정하다고 인정하는 것을 수리한다.
- 구매품의서의 사양과 동일한 물품의 구매가 곤란한 경우는 구매부서와 협의하여 구매품의서의 내용을 정정 또는 변경할 수 있다.
- 물품구입 예정가격이 일정금액 이하인 경우에는 전결로 집행한다.

2) 구매목적
구매의 필요성과 이유를 간략하게 기재한다. 이 때 내용이 많고 상세설명이 필요한 경우에는 별지로 작성하도록 한다.
구매의 목적이 명확하게 기재되어 있지 않으면 승인을 받지 못할 수 있으므로 주의해야 한다.

3) 납품일
구매는 회사의 제조ㆍ서비스ㆍ판매활동 등에 필요한 자재, 원료, 물품, 상품 등을 구입하는 것이므로 업무 진행에 차질이 없도록 정해진 납품기일을 준수해야 한다.

4) 완납일자
물품의 공급자(납품회사)가 제품의 납품을 하자 없이 완료한 경우 구매자는 납품된 수량에 대하여 계약된 금액을 완납일자 까지 약정한 결제방법에 의하여 지불해야 한다. 단, 제품의 하자로 인한 구매자의 손실이 예상되는 경우에는 납품회사에 하자담보의 제공을 요청할 수 있다.

5) 구매내역
품명, 규격, 단위, 수량, 단가 등의 구매내역은 객관적인 데이터를 근거로 작성해야 한다.

6) 특이사항
구매의 특성, 효과, 조건, 중요한 사항 등 결재자가 알아두어야 할 내용이 있는 경우 별도로 기재하도록 한다.

6. 구매신청서 작성요령

1) 결재란
구매신청서는 구매를 필요로 하는 부서에서 작성하여 예산담당 부서의 검토를 받은 후 부서장의 결재를 받아 구매담당부서에 제출하도록 한다.

2) 희망납기일
구매는 회사의 제조ㆍ서비스ㆍ판매활동 등에 필요한 자재, 원료, 물품, 상품 등을 구입하는 것이므로 업무 진행에 차질이 없도록 희망납기일을 기재해야 한다.

3) 신청내역
구매신청서에는 품명, 규격, 수량, 단가 등을 명기해야 하며, 필요에 따라 적정재고 및 현재의 재고량을 기재하고 입출고 현황 및 재고상황 등을 첨부할 수 있다. 구매신청서에서 수치로 작성되는 부분은 객관적인 데이터를 근거로 작성해야 한다.

4) 합계금액
합계금액이 구매규정에서 정한 일정금액을 초과하는 경우, 관련된 근거서류를 첨부하도록 한다.

5) 구매사유
구매의 필요성과 이유를 명확하게 기재하며, 내용이 많고 상세 설명이 필요한 경우에는 별지로 작성하도록 한다. 구매의 목적이 명확하지 않으면 승인을 받지 못할 수 있다.

6) 소요량 산출근거
구매사유와는 별도로 구매수량에 대하여 합리적인 산출근거를 제시하는 것이 좋다.

7) 근거서류
체계적인 구매업무 수행을 위해서는 구매신청의 근거가 되는 품의서, 제품규격서, 견적서, 카탈로그, 원가계산서 등을 첨부하는 것이 좋다.

7. 구매발주서 작성요령

1) 결재란
발주서를 검토, 확인한 부서의 결재를 받는 항목이다.

2) 발주번호
여러 장의 발주서를 구분할 수 있도록 번호를 붙여 보관한다.

3) 납품현장
제품의 납품이 이루어지는 현장을 기재한다. 공급자는 계약서상의 납기일에 계약전량을 납품장소에 현품으로 인도하고 검수요청을 해야 하며 발주자의 검수에 합격하고 발주자에게 수령되면 납품이 완료된다.

4) 대금 결제조건
공급자는 특별히 약정한 경우를 제외하고, 납품을 완료한 후, 발주자의 검수 절차에 합격하면 해당물품에 대한 대금을 청구할 수 있으며, 대금의 지불방법은 발주자의 내부 규정에 의한다.

5) 검수방법
검수관은 품질, 수량, 기타 납품조건이 합당한가를 보아 검수해야 한다.

① 검수는 발주자 자체 검수 기준에 의하여 실시한다.
② 검수는 납품된 물품을 개별로 확인함을 원칙으로 하되, 전량검사가 부적당하거나 곤란할 때에는 그 일부를 추출하여 검사할 수 있다.
③ 검수관은 계약서, 견적서, 시방서 및 카탈로그 등과의 일치여부를 확인하고, 파손, 변질, 감손이 없는지 여부를 검토한다. 검수결과 계약과 일치된 때에는 합격 판정을 하고 검수에 불합격된 때에는 반품, 계약해지 등의 조치를 취할 수 있다.
다만, 발주자가 필요하다고 인정할 경우 공급자의 부담으로 재 납품하게 할 수 있다. 이 경우 공급자는 재 납품 후 재 검수 요청을 해야 한다.
④ 공급자는 검수결과 불합격된 품목에 대해서는 다시 제작할 의무를 지며, 불량 발생 후 30일 경과할 때까지 반출하지 않은 불합격 미반출품에 대해서는 반출의사가 없는 것으로 간주하여 발주자가 임의로 처리할 수 있다. 단, 불합격품 처리방법을 별도로 약정한 경우에는 예외로 둔다.
⑤ 기타 검수 절차와 이에 따른 권리의무는 특별히 다른 약정을 하지 않는 한 발주자의 검수 기준을 적용한다.
⑥ 계약내용의 검수 방법은 발주자의 사정에 따라 공급자와 별도의 합의 하에 변경할 수 있다.
⑦ 자재규격 또는 제작도면 없이 구매되는 물품 중 검수 코드에 의거 특정검사를 실시하는 경우는 전산등록규격에 기입된 재질의 해당규격을 기준으로 검수 및 판정한다.

6) 품명
구매 목적에 가장 적합한 제품을 선택하여 제품명, 규격, 수량 등을 정확하게 결정한다.

8. 구매계약서 작성요령

1) 구매계약의 형태
자재구입 등 제품생산에 필요한 자재공급을 목적으로 하는 구매계약은 1회적인 것도 있지만, 통상 계속적 거래관계로 인한 계약이 주류를 이룬다. 그러므로 계속적 공급계약의 경우 당사자는 우선 기본적인 계약만 체결하고 구입조건 등 세부적인 사항은 별도로 협의하여 약정하는 경우가 많다. 구매계약이 1회성인지 계속적인 구매계약인지를 고려하여 작성하도록 한다.

2) 구매계약서의 내용
구매계약서의 기본적인 계약내용은 구매, 매매, 납품, 공급계약서와 유사하므로 관련 계약서에서 필요로 하는 다양한 계약조건을 참조하여 작성할 수 있다.

3) 당사자의 표시
자재구입 등에 따른 계약서는 먼저 양 당사자(매도인 겸 공급자와 매수인 겸 공급받는 자) 및 목적물건의 품목과 그 거래에 따른 제반 사항(구매가액, 제품의 인도, 대금의 지급방법, 손해배상 등)을 기재하고 각 당사자가 기명날인하면 된다.

4) 구매계약 시 주의사항
자재구입 등과 같은 계약은 제품의 하자나 납품일자 및 수량 등에 따른 분쟁이 많고 통상 기업 간의 거래인 점에서 그 가액이 높으며, 이로 인한 손해가액도 많으므로 이에 관한 제반 사항은 명확히 약정하여 명료하게 기재할 필요가 있다. 특히 계약당사자도 대리인 등에 의하는 경우가 많으므로 그 대리인의 대리권 여부와 그 대리권한의 범위 등에 따른 사항도 명확히 해둘 필요가 있다.

9. 검수조서 작성요령

1) 검수기준
검수는 발주자 자체 검수 기준에 의하여 실시한다. 자재규격 또는 제작도면 없이 구매되는 물품 중 검수 코드에 의거 특정검사를 실시하는 경우는 전산등록규격에 기입된 재질의 해당규격을 기준으로 검수 및 판정한다.

2) 검수원칙
검수는 납품된 물품을 개별로 확인함을 원칙으로 한다. 다만, 전량 검사가 부적당하거나 곤란할 때에는 그 일부를 추출하여 검사할 수 있다.

3) 검수방법
검수관은 계약서, 견적서, 시방서 및 카탈로그 등과의 일치여부를 확인하고 파손, 변질, 감손이 없는지 여부를 검토한다. 검수결과 계약과 일치된 때에는 합격 판정을 하고 검수에 불합격된 때에는 반품, 계약해지 등의 조치를 취할 수 있다. 다만, 발주자가 필요하다고 인정할 경우 공급자의 부담으로 재 납품하게 할 수 있다. 이 경우 공급자는 재 납품 후 재 검수 요청을 해야 한다.

4) 불합격품의 처리
공급자는 검수결과 불합격된 품목에 대해서는 즉시 반출하여 다시 제작할 의무를 지며 불합격 발생 후 30일 경과 시까지 반출하지 않은 불합격 미반출품에 대하여는 반출의사가 없는 것으로 간주하여 발주자가 임의처리 할 수 있다. 단, 불합격품 처리방법을 별도로 약정한 경우에는 예외로 한다.

5) 검수기준의 변경
기타 검수 절차와 이에 따른 권리의무는 특별히 다른 약정을 하지 않는 한 발주자의 검수 기준을 적용한다. 검수조서에 적용하는 검수의 방법은 발주자의 사정에 따라 공급자와 별도의 합의하에 변경할 수 있다.

10. 구매문서 작성 시 유의사항

1) 구매품의서의 요건확인
구매품의서는 구매가 필요한 사항을 품의하는 것이므로 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 하는지의 형태로 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 요점만을 간결하고 명료하게 작성해야 한다. 구매품의서를 작성할 때에는 다음과 같은 요건을 만족하는지 체크해 보는 것이 좋다.

① 집행의 내용이 예산편성의 목적과 부합되는지 여부
② 집행예정금액은 예산액의 범위 이내인지 또한 예산배정 여부
③ 집행예정금액이 법령ㆍ지침 등에서 정한 기준액과 부합되는 지 여부
④ 자금의 지급(교부)처가 적절한지 여부

2) 구매원칙의 준수
구매업무를 실시함에 있어서 다음의 사항을 준수해야 한다.

① 구매담당자는 항상 공정한 정신에 따라 적시, 적량, 적가에 구입해야 한다.
② 물품은 등록된 거래자로부터 구입하여야 한다.
③ 구매품의 선정은 사용목적에 따라 성능, 품질, 가격, 납입시기를 신중히 고려해야 한다.
④ 신규시장 또는 기술에 관한 연구 및 정보의 수집 등에 관하여 관계 각 부과 상호의 긴밀한 협의로써 추진한다.
⑤ 구매담당자 이외의 자가 당해관계자를 거치지 않고 구매예비행위를 해서는 안 된다.
⑥ 구매품의 대금은 당국의 계약조건에 따라 적절히 지급해야 한다.
⑦ 구매활동에 있어서는 발주계약부터 입하지급까지 항상 그 과정을 확인한다.
⑧ 구매품의 규격 및 명칭을 통일하여 업무의 합리화를 꾀한다.

3) 구매문서의 내용검토
구매문서를 기재할 때에는 누락된 내용이 없는지 확인하고, 상급자에게 결재를 받는 문서이므로 오타가 없는지 꼼꼼히 체크해야 한다. 구매문서는 회사에서 비용을 발생시키는 문서이기 때문에 꼼꼼하게 작성하지 않을 경우 그 내용을 명확히 알 수 없거나 잘못된 지시내용을 이행하는 등의 혼동을 줄 수 있으므로 주의를 기울여야 한다.

4) 구매부서의 역할확인
구매부서가 담당하는 업무를 확인하여 구매진행에 차질이 없도록 해야 한다. 구매부서의 일반적인 업무내용은 다음과 같다.

① 구매품의서(신청서)에 기재된 물품의 품명, 품질 등의 확인과 확보
② 구매거래 기본계약서의 작성, 보관, 주문서의 발송
③ 구매거래처의 주문 청구서 수리
④ 납입품의 검사의뢰서나 합격품의 납입할 장소 또는 보관 장소의 납입지시
⑤ 납품 또는 입고서류, 구매한 물품의 대금 지불 요구서 등의 작성
⑥ 거래처기업 일람표의 작성 등

5) 구매계약서의 작성
구매계약서의 본 내용은 간결, 명료하고 정확하게 기재해야 하며 여러 개의 내용을 하나로 연결하여 서술형태로 작성하지 말고 각 내용의 형태별로 하나의 조항으로 분류하여 기재함으로써 의사표시를 분명히 할 필요가 있다. 구매계약서는 구매계약을 성실하게 이행하기 위한 필요한 조건들로 구성된다. 구매계약서의 내용은 단독으로 결정하지 않으며 사전에 관련부서와 협의하여 구매의 목적을 고려하여 원활한 업무처리에 필요한 조건을 협의한 후 구매계약서에 반영해야 한다.

6) 구매관리 준수사항
구매관리 업무의 진행에는 다음과 같은 사항에 유의하도록 한다.

① 용도에 따라 가장 적정하고 적합한 것을 찾아 구입할 것(가치분석ㆍ시장조사ㆍ품질관리)
② 납기(納期)에 늦지 않도록 구입할 것(납기관리)
③ 일정한 재고를 필요로 하는 제품과 자재에 대해서는 재고를 될 수 있는 대로 최소한도로 하면서 특히 재고 고갈의 위험도 없애는 일(적정 재고관리)
④ 우량 업체 또는 업자로부터 구입할 것(구매 시장조사ㆍ납품업자의 선정ㆍ외주관리)
⑤ 적절한 수송수단으로 구입할 것(수송관리)
⑥ 최저의 구매비용으로 구입할 것(구매 비용관리)
⑦ 사용 중 발생된 잔재(殘材)의 유효적절한 활용(잔재관리)