정보통신 기술동향  전자문서 관리시스템 기술 및 표준화동향  
1.서론
정보처리 기술의 발전 및 인터넷을 비롯한 각종 통신매체의 등장은 누구나 정보에 자유롭게 접근할 수 있는 환경을 제공해 주었고, 필요한 정보를 보다 효율적으로 습득하고 관리하고자 하는 요구로 발전하게 되었다.
또한 정부기관 및 기업에서는 인트라넷의 확산으로 정보 인프라가 구축되면서 일반 종이문서를 대체하는 전자문서가 중요한 업무수단으로 변화하고 있다.
최근의 이러한 환경변화에 의하여 대규모 조직에서는 과거 수작업에 의한 문서관리 방식을 탈피하고, 방대한 양의 문서를 생성에서 처리, 보관 및 활용, 폐기에 이르기까지 문서의 전체 생명주기에 걸쳐 체계적으로 관리하기 위하여 전자문서 관리시스템의 필요성을 인식하게 되었다.
본 고에서는 최근 금융 및 공공분야를 중심으로 조직의 경쟁력 및 사무생산성 향상을 목적으로 도입을 계획 또는 추진중에 있는 전자문서 관리시스템의 기본개요, 구성요소 및 주요기능, 그리고 국내외 표준화동향을 살펴보고자 한다.
2.전자문서 관리시스템(edms)의 개요
2.1 기본 개념
전자문서 관리시스템(electronic document management system, 이하 “edms”라 함.)은 디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 문서를 일관된 관리체계하에서 저장ㆍ관리하고, 단일 사용자 인터페이스를 통하여 정보의 접근을 용이하게 하며, 조직내 다수의 사용자들이 정보를 공유하고, 업무에 쉽게 활용할 수 있는 시스템이다.
edms는 사용자의 정보 및 지식요구를 수용할 수 있고, 과거의 비효율적인 정보관리 체계를 표준화, 시스템화할 수 있는 정보기반 구조라 할 수 있다.
edms는 전사적인 규모에서 생산되는 다양한 유형의 문서를 생성에서 처리, 보관 및 활용, 폐기에 이르는 전 생명주기에 걸쳐 일관되고도 체계적으로 관리하며, 문서를 필요로 하는 모든 사용자가 접근할 수 있도록 지원하며, 문서에 대한 시스템 통제를 통해 전사적 차원의 보안성을 보증할 수 있다.
2.2 edms 요구 기능
문서의 생명주기 지원   
edms는 문서를 워드프로세서나, 전자우편, 스캐너 등에 의해 전자적인 형태로 작성하고, 결재처리, 유통, 분류, 보관, 검색, 활용, 그리고 폐기에 이르기까지 모든 문서의 생명주기를 일관성 있게 지원해야 한다.
문서의 체계적관리   
전체의 조직을 부서별, 과별 등 체계적으로 분류된 문서함을 생성하여 문서를 관리해야 한다.
문서검색 및 활용   
체계적으로 분류된 문서함 및 서류철별로 검색기능을 지원해야 하며, 문서의 속성 및 내용에 의한 검색이 가능해야 한다.또한 통합 뷰어 프로그램과 연계하여 다양한 형태의 파일포맷을 조회해야 한다.
기간시스템 및 인터넷과의 연동   
기존에 조직내에서 활용하고 있는 mis시스템, 그룹웨어시스템 등과 연동이 가능해야 하며, 인터넷을 통한 정보공개 및 접수처리를 위하여 edms는 인터넷과 연동이 가능해야 한다.
확장성 및 개방성   
조직내 다양한 업무를 하나의 응용프로그램처럼 통합업무처리가 가능하여야 한다.변경사유 발생시 유연하게 대처가 가능하도록 확장성을 제공하고 새로운 체계의 시스템으로 이동 및 통합이 자유로워야 하며, 다양한 하드웨어 플랫폼 지원이 가능해야 한다.
보안성   

정보의 등급에 따라 검색, 수정 및 출력 권한 등 철저한 다단계 보안전략이 수립되어야 한다. 또한 백업장비, 다중디스크, 다중서버를 통해 정보의 물리적 안전 보장성을 제공해야 한다

비권한자에 의한 자료수정 및 유출방지를 위한 사용자 권한 관리 및 특정 사용자 접근 제한 등 정보 접근 권한을 제한해야 한다.
2.3 edms 구성
가.문서 유형  
edms에서 관리하는 문서는 크게 전자문서, 이미지문서, 그리고 컴퓨터출력물로 분류한다.또한 조직의 정보는 레코드 형태의 정형정보(structured information)와 문서형태의 비정형정보(unstructured information)로 구분되는데, 전자문서와 이미지문서는 비정형정보에 해당하며, 컴퓨터출력물은 정형정보에 해당된다.   (이하 생략)