증명서는 개인에 관한 정보로서 성명이나 주민등록번호 등의 정보를 말한다.
여기에는 해당 정보만으로는 특정개인을 식별할 수 없더라도 다른 정보와 용이하게 결합하여 식별할 수 있는 것을 포함한다.

증명서에는 개인이 현재 주거하고 잇는 거주지 혹은 등록기준지와 자신의 출생일, 주민등록번호 등을 기입한다.
주로 변동된 사항을 증명하기 위한 서류로, 국적이나 개명 사실이 있는 경우에 함께 기입하도록 한다.