기업체나 관공서 등의 조직체에서 업무상 취급되는 일체의 서류와 모든 기록물을 문서라고 할 수 있다.
문서는 조직체의 활동과 관련된 사람들의 의사를 여러 가지 방법으로 표현하고 설명하는 매체로 좁은 의미로는 문자 또는 이에 대신할 수 있는 일정한 부호를 사용하여 사람의 생각이나 사물의 상태나 관계 등을 글로 쓴 것으로 정의할 수 있지만 넓은 의미로는 위 좁은 의미의 문서 외에 그림, 지도, 사진, 컴퓨터 디지털 파일 등도 문서에 포함된다.
정보를 가장 빨리 손쉽게 전달하는 방법은 전달 대상자에게 말로 전하는 방법이지만 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 전달 대상자가 멀리 떨어져 있을 경우에는 여러 가지 문제가 생길 수 있다.

즉, 말로만 전달할 경우 정보 전달이 잘못되거나 내용의 왜곡이 일어날 수 있고 기간이 오래되면 기억도 명확하지 않을뿐더러 증거도 남지 않게 된다.
그러므로 조직체에서 정보를 기록물이라는 형태로 전달하고 보존해야 할 필요가 대두되어 사용하게 된 것이 문서라고 할 수 있다.
문서는 기록에 편입되지 않은 초안이나 사본, 또는 업무 활동과 직접 관련되지 않은 자료라는 의미로 사용되기도 하는데, 이 경우 문서는 그 자체로는 공식 처분 일정에 의한 처리 대상으로 취급되지 않는다.

한편, 문서는 기록과 동의어로 사용되기도 하는데, 이 경우는 기록이 공식적인 문서라는 의미를 강조한 것이다.
특정한 용례도 있다.
미국에서는 소송 과정에서 특정 기관이 보유한 전체 문서 가운데 ‘연방 증거법’의 정의에 따른 업무 기록에 해당되는 문서를 일반 문서와 구별하여 ‘증거로서의 문서’로 받아들이는데, 이때의 문서는 법적 측면에 한정된 의미를 갖는다.

기업에서 업무지침을 말로 전달하게 된다면 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 시간을 요하는 업무일 경우, 기존의 업무지침이 변경 및 누락될 가능성이 있다.
따라서 업무를 따로 기록하여 장시간 후에도 내용을 확실히 알 수 있도록 문서화하는 것이 필요하다.