증서나 원서, 신고서, 신청서 등과 같이 서류를 꾸미는 방식을 서식이라고 한다.
기업이나 공기관에서 문서를 통한 사무처리가 일반화되면서, 다양한 형식의 문서가 필요하게 되었다.

이로 인하여 만들어진 것이 문서서식이며, 이는 문서의 일정한 틀이라고 할 수 있다.
문서서식은 사용하는 기관에 따라, 업무의 종류에 따라 그 내용과 형식이 매우 다양하다.

하지만 일반적으로 신청자, 서식의 종류, 사용목적, 등록번호, 날짜, 비고 등의 항목은 대부분의 서식에 포함된다고 할 수 있다.
문서서식을 사용함으로써 문서의 형식을 일괄적으로 관리할 수 있고, 사무 처리를 효율적으로 진행하고 관리할 수 있다.
또한 업무와 관련한 보고 및 결제를 체계적으로 진행할 수 있다.