1.문서일반 가.문서의 정의 나.문서의 기능 다.문서의 종류 라.문서의 처리원칙 마.문서의 성립 및 효력발생
2.문서의 접수 및 처리절차
3.문서의 작성 가.문서작성의 일반사항 나.문서의 구성 다.문서의 기안 및 작성 실례
4.문서의 결재
5.문서의 시행 및 발송 가.발신문의 구성 나.문서의 통제
6.문서의 편철 및 보관 가.문서의 편철 나.문서의 보관
7.서식관리
※ 보고서 작성법  ※ 보고서 작성 사례  
1.문서일반 가.문서의 정의 (1) 문서 문자나 기호 등으로 인간의 의사, 또는 사물의 상태,현상,관계 등을 지면 뿐만 아니라 이에 준하는 각종 매체에 표시한 것.즉 업무수행상 사용되는 서류,장부 전표,통계표,증명서등의 기록으로 결재권자가 결재한 것.(2) 자료(정보자료) 사내.외에서 발생되는 도서,정기간행물,논문,카다로그,보고서,팜플렛,필름,전산 데이터 등 회사경영에 도움이 되는 일체의 정보원.(3) 도면 회사의 자체 작성,용역에 의한 작성, 또는 건설공급계약에 의하여 설비 공급자 가 제출하는 각 설비의 기기제작,시공을 위한 설계 및 기타 복사도면을 말함.나.문서의 기능 (1) 의사 전달기능-내용이 복잡하여 문서가 없이는 처리가 곤란한 경우-사무처리 내용을 명확하게 하여야 할 경우 (2) 의사 보조기능-사무처리의 형식 또는 체제상 문서가 필요한 경우-사무처리 결과를 보존하여 활용할 필요가 있을 경우 다.문서의 종류 (1) 목적에 의한 구분 (가) 공문서 : 공적인 목적을 위하여 작성 또는 접수된 문서를 말한다.(나) 사문서 : 개인의 사사로운 목적을 위하여 작성된 문서를 말한다.그러나 이러한 사문서도 허가신청 등과 같이, 행정기관에 제출하여 접수 한 것은 사문서가 아니고 공문서로 되는 것이다.(2) 대상에 의한 구분 (가) 내부문서 : 외부 즉 상.하급부서를 포함한 대외기관에 발신되지 않는 내부 적 활용 문서를 말한다.이에는 업무인계인수서,자체보고서,품 의서 등과 같이 시행문이 별도로 작성되지 않으며, 기안용지 및 요약지 등에 의하여 작성 된다.(나) 대내문서 : 조직의 내부에서(즉 조직내의 상.하급 부서를 포함한다) 지시, 명령하거나 협조,통보하기 위하여 왕래되는 문서를 말한다.(다) 대외문서 : 조직의 외부(타기관의 조직)와 왕래되는 문서를 말한다.즉, 당사 조직범위와 무관한 조직체 또는 개인을 말한다.(3) 내용에 의한 구분 (가) 규정문서 : 정관,규정,예규,지침,내규등 규정사항을 정하는 문서 (나) 영달문서 : 지시각서,지시,명령서 등 사장이 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시 또는 명령하는 문서 (다) 공고문서 : 광고,공고등 일정한 사항을 직원 및 일반인에게 알리는 문서 (라) 일반문서 : 규정문서,영달문서,공고문서에 속하지 않은 문서를 말하며, 협조전,회보 등의 일반적인 성격의 문서.1) 협조전 : 본사,사업부,사업소의 소속부서 상호간에 업무협조,업무연락, 통보,조회 등을 하는 경우에 사용하는 문서.2) 회보 : 사장이 소속 직원 또는 하급기관에 업무연락,통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서.라.문서의 처리원칙 (1) 즉일처리의 원칙 문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나, 효율적 인 업무수행을 위하여 그날로 처리하는 것이 바람직하다.문서처리에 장시간을 요하는 경우 상급자의 지시를 받아 처리기간을 명확히 하고 기준 준수에 노력하 여하 한다.(2) 책임처리의 원칙 문서는 여러단계를 거쳐 처리되므로 정해진 업무분장에 따라 각자가 직무의 범 위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속,정확하게 처리하여야 한다.(3) 문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야함은 물론 권한있는 자에 의해 작성,처리되어야 한다.마.문서의 성립 및 효력 발생 (1) 문서의 성립 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 정당한 권한이 있는 직원이 업무상 소정의 문서에 결재가 있으므로써 성립.(2) 문서의 효력 (가) 공문서는 앞서 말한 바와 같이 최종 결재권자가 결재를 하여야만 의사가 결정되어 내부적으로 성립이 되었다 하겠으나, 상대방이 없는 내부문서를 제외하고는 시행문 이라는 일정한 서식을 통하여 결정된 의사가 수신자에 게 도달되어야만 효력이 발생 하는 것이다.(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다) (나) 도달주의 개념 도달주의 개념을 시행문서가 상대방의 지배,또는 생활권내에 들어간 때, 즉 상대방이 시행문 내용을 보려고 할 때와 언제든지 볼 수 있는 상태에 이르는 때를 말하는 것으로 지배권내에 있는 구성원이 수령한 것도 직접 받은 경우와 동일한 효력이 있다.공고문서는 다른 법령이 특별히 정한 경우을 제외하고는 공고후 5일이 경 과한 날부터 효력을 발생한다.(정부 사무관리규정 제 8조 2항)
2.문서의 접수 및 처리절차 가.문서의 접수 (1) 문서는 문서에 관한 사무를 담당하는 부서 즉, 문서수발 부서에서 문서접수대장 에 씀으로서 접수된다.(2) 접수대상 문서는 당해부서 이외의 모든 기관 (즉 상급기관,공공행정기관,단체, 개인)에게 직접 또는 우송의 방법 등 으로 당해부서의 수발부서에 도달된 모든 문서는 접수대상이 되는것이다.(3) 대외문서는 문서주관부서에서 문서 접수대장에 기록,접수하여 해당문서의 담당 부서로 인계하여야 한다.(4) 긴급하거나 중요한 문서는 접수 즉시 부서장의 선결을 받아야 하며, 선결하는 부서장은 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시하고 필요시 관련자에게 신속히 사본을 배포하여야 한다.나.문서분류 및 처리 (1) 문서주관부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 담당부서로 이송하고, 문서가 둘 이상의 부서에 관련될때에는 가장 깊이 관련되는 부서에 이송한다.(2) 긴급문서는 다른 문서에 우선하여 이송처리하여야 한다.다.문서의 반송 및 이송 (1) 접수한 문서에 형식상 흠이 있을때에는 그 요지를 기재하여 이를 반송할 수 있 으며 필요에 따라 전신.전화등에 의하여 보완하게 할 수 있다.(2) 문서주관부서로부터 접수한 문서가 해당부서의 소관업무에 속하지 않는다고 판 단되는 경우 담당부서장은 그 요지를 기재한 후 지체없이 이를 문서주관부서로 회송하여야 한다.(3) 문서주관부서는 전항에 의거 회송받은 문서를 재분류하여 담당부서로 다시 이송 하여야 한다.다만, 회사의 소관에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발신처로 반송 하여야 한다.라.문서처리의 사용 문서를 접수하는 부서에서는 문서 수발대장에 등재함과 동시에 다음의 문서처리인을 문서 우측 상단 여백 (전면에 처리인을 찍을 곳이 부적당할 경우는 뒷면)에 찍고 기록한다.
선결 지  시 접  수 일자 결  재  
.
공  
람 시 간 번호 처 리 과 담당 자 주1) 주로 문서는 상철됨으로 찍는 위치를 철입된 후의 상황을 고려 적절한 위치에 찍어야 할 것이다.주2) 접수문에 문서처리인(결재인)이 찍혀 전달될시는 별도 결재인(간이결재인)을 사용할 필요가 없다.
3.문서의 작성 가.문서작성의 일반사항 (1) 사용언어 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경 우에는 괄호안에 漢字 기타 외국어를 넣어 쓸수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로를 쓴다.(2) 숫자의 표시 (가) 숫자표기 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다.(나) 년호표기 서기 년호를 쓰되 “서기”라는 표시는 하지 않는다.(다) 년,월,일 표기 년,월,일의 글자표시는 생략하고 점(.)을 찍어 년.월.일을 구분한다.

예 시 실제  00년 00월 00일 표 기 방 법 2009년 12월 1일 xxxx. xx

xx (라) 시간표기 시. 분의 표기는 24시간제로 하며 시,분의 글자는 생략하고 “시” 와 ”분” 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다

예 시 실 제 시 간 표 기 방 법 오후 5시 30분 20:30 (마) 금액표기 유가증권이나 문서에 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자 또는 한글문자를 사용한다.
예 시-2,340, 원(정)  
-금 이백삼십사만원(정) (3) 문서의 면수 및 내용표시 (가) 문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전체면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.
예 시 xxx-xxx  전체 면수중의 면수 일련번호  

해당 문서의 전체 면수 (나) 표지 또는 간지는 면수표시에서 제외한다. (다) 중간에 공백면을 두고 계속될 때에는 공백면의 일련번호는 있는 것으로 하 되 표기 하지 아니한다

(라) 첨부서류는 면표시를 따로 명시한다. 또한 첨부서류가 2건 이상으로 되어있 을 경우에는 첨부는 별도 각각 따로 면표시를 한다

(4) 문서의 수정 (가) 문서는 공신력이 있어야 하므로 언제나 수정할 수 있는 것은 아니다. 다만, 시행되기 이전에 수정할 수 있는 것이고, 시행한 후에 수정할 사항이 발생 될 경우에는 별도의 공문으로 통보해 주어야 한다   (이하 생략)